Bulletins de paie

Avec HORIZON IT 360, optez pour la dématérialisation de vos bulletins de paie et simplifiez leur distribution grâce à une solution sécurisée, conforme et pensée pour optimiser la performance de votre gestion RH.

Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ?

La dématérialisation des bulletins de paie consiste à remplacer le format papier traditionnel des fiches de salaire en une version numérique. Grâce à la loi de 2019, le bulletin de paie peut être transmis sous forme numérique, ce qui permet de se passer du support papier.

La dématérialisation des fiches de salaire répond aux mêmes normes et fonctionnalités que la fiche de paie en version papier. L’employeur est dans l’obligation de remettre une fiche de paie à ses employés chaque mois ou à échéance précise.

Le bulletin de paie dématérialisé représente une transformation moderne et pratique dans la gestion des documents de paie, tant pour l’accès des fichiers aux collaborateurs, tant que pour votre service RH et le gain de temps dans le traitement des informations.

Nos solution dématérialisation des bulletins de paie

La solution de dématérialisation des bulletins de paie proposée par HORIZON IT 360 constitue un levier d’optimisation pour la gestion des ressources humaines. Elle permet de simplifier la distribution des bulletins en les rendant accessibles à chaque collaborateur via un Espace Sécurisé Individuel, consultable à tout moment depuis un ordinateur ou un smartphone connecté.

Ce système réduit significativement les coûts liés à l’impression et à l’envoi des documents, tout en garantissant un archivage fiable grâce à un Coffre-Fort Numérique certifié NF Z42-020 (AFNOR). Cette certification assure la conservation sécurisée des fichiers et facilite leur recherche, éliminant ainsi les risques de perte.

Enfin, en automatisant ces processus, la dématérialisation libère un temps précieux pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

La paie dématérialisée au service de votre performance RH

Accès sécurisé et immédiat depuis n’importe quel appareil connecté

Réduction des coûts liés à l’impression et à la distribution papier

Archivage fiable et conforme grâce à un coffre-fort numérique certifié

Gain de temps pour les équipes RH grâce à l’automatisation du processus

Modernisez et sécurisez vos environnements de travail dès maintenant

Demander une démo

Foire aux questions

Retrouvez les questions les plus fréquemment posées en ce qui concerne la dématérialisation de bulletin de paie.

Pourquoi opter pour la dématérialisation des bulletins de paie dans mon entreprise ?

La dématérialisation des bulletins de paie est un réel atout dans la gestion RH de votre entreprise. Elle vous permet de faciliter l’accès aux fiches de paie de vos salariés via une plateforme sécurisée, où chacun dispose de son Espace Sécurisé Personnel avec ses documents confidentiels. En dématérialisant les fiches de salaire, vous réduirez considérablement les coûts d’impression ainsi que les coûts liés à l’envoi et opterez pour une démarche moderne et écologique. Enfin, vous simplifiez les processus administratifs de votre service RH afin de leur faire gagner du temps dans leurs tâches quotidiennes.

Quelles sont les obligations légales quant à la dématérialisation des bulletins de paie ?

Afin d’être en conformité, les bulletins de salaire de vos collaborateurs doivent être conservés pendant une durée minimale légale de 5 ans, sous forme papier ou électronique. Les fiches de paie peuvent ne pas être accessibles directement dans l’entreprise (bien qu’elles ne doivent pas pour autant être effacées). Dans ce cas, vous devez garantir à votre salarié la disponibilité de ses fiches de paie :

soit pendant une durée de 50 ans à compter de son émission
soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié

Vous êtes dans l’obligation de prévenir vos salariés du passage au format numérique des bulletins de paie et de leur expliquer comment accéder à leurs documents. Un salarié peut refuser le passage de ses fichiers personnels au format électronique. Dans ce cas, vous devez être en mesure de lui fournir le document au format papier.

Puis-je envoyer un bulletin de paie dématérialisé par mail ?

Non, l’envoi d’un bulletin de paie par mail n’est pas autorisé par le RGPD, en raison d’un risque trop important lié à la sécurité et à la confidentialité du fichier. Il est préconisé de mettre les documents à disposition de vos collaborateurs dans un Espace Sécurisé, consultable de n’importe quel appareil via des identifiants personnels.

Quels sont les nouvelles obligations des employeurs dans la gestion et le traitement des bulletins de paie dématérialisés ?

Le décret n°2023-890 du 12 mars 2023 impose des mesures de sécurité renforcées pour protéger les données personnelles et financières des employés.

Les entreprises doivent garantir un accès simple et sécurisé à ses salariés dans la consultation des fiches de paie. Aussi, les employeurs sont tenus d’informer leurs salariés d’un quelconque changement dans la gestion, la transmission ou encore le stockage de leurs documents. Cette communication doit être claire, transparente et accessible à tous les salariés, en conformité avec les articles L1222-9 et suivants du Code du Travail.

Combien de temps mon entreprise doit conserver les bulletins de paie dématérialisés de ses salariés ?

Selon le site du Service Public, “Le double du bulletin de salaire est conservé pendant 5 ans par l’employeur. L’employeur garantit la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans”.