Notes de frais - Horizon IT 360

En quoi consiste la dématérialisation de notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais consiste à faire évoluer l’ensemble de votre processus dans la validation des notes de frais afin de passer du format papier au format numérique.

Grâce à l’automatisation du traitement des notes de frais, le délai d’approbation, de validation et de remboursement est considérablement réduit, tant pour les salariés en attente de leur indemnisation, que pour les employés en charge de traiter les demandes.

Nos solutions de dématéraliasisation de notes de frais

La solution de gestion des notes de frais proposée par HORIZON IT 360 simplifie et accélère le traitement des dépenses professionnelles au sein des entreprises.

Grâce à la dématérialisation et à la reconnaissance automatisée des informations clés (montant, date, TVA…), la saisie devient à la fois rapide et fiable, réduisant considérablement les erreurs liées aux saisies manuelles. Le processus de validation est également fluidifié grâce à un circuit d’approbation optimisé et des rappels automatiques, permettant un suivi efficace à chaque étape.

Cette solution représente un véritable gain de temps pour les collaborateurs comme pour les équipes RH, tout en assurant le respect des normes fiscales en vigueur.

Horizon IT 360 : la solution pour vos notes de frais

Saisie rapide et automatisée des dépenses grâce à la numérisation des justificatifs

Réduction des erreurs humaines lors de l’enregistrement des données

Processus de validation accéléré avec un système de relance intégré

Gain de temps pour les salariés et conformité assurée avec la réglementation fiscale

Modernisez et sécurisez vos environnements de travail dès maintenant

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Foire aux questions

Retrouvez les questions les plus fréquemment posées en ce qui concerne la dématérialisation de notes de frais.

Comment fonctionne la dématérialisation des notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais est un processus simple. Il vous suffit de numériser les justificatifs via votre logiciel de dématérialisation qui se chargera d’automatiser la saisie et le traitement de vos frais. Votre demande sera ensuite enregistrée et envoyée pour validation à la personne en charge au sein de votre entreprise. Vous bénéficiez de rappels automatiques si votre requête n’a pas été traitée.

Pourquoi passer à la dématérialisation des notes de frais ?

En optant pour la dématérialisation des notes de frais, vous facilitez le quotidien de vos employés en simplifiant le processus de saisie et de collecte des justificatifs. Grâce à la digitalisation, la capture des informations se fait à travers un seul logiciel de manière simple et automatisée. Ainsi, vos employés passent moins de temps à devoir réunir l’ensemble de leurs documents ou à calculer les montants. Elle permet également à votre entreprise de gagner du temps dans les délais de validation et de remboursement, et de réduire les coûts humains et financiers au traitement et à l’archivage papier.

Quels types de documents peuvent être gérés via les solutions de dématérialisation des notes de frais ?

Vous pouvez digitaliser tout un ensemble de documents via les logiciels de traitement des notes de frais, comme par exemple : justificatifs de parking – fiches repas – frais de péage – tickets de caisse – calculs des frais kilométriques …

Quelles informations doivent obligatoirement apparaître sur une note de frais ?

Une note de frais est un document officiel qui doit comporter certaines informations pour être valide. Elle doit impérativement indiquer la date ; le lieu ; l’objet des dépenses ; Lles montants engagés, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ; le nom du salarié (bien que le justificatif puisse être anonyme, la note de frais doit être nominative) ; elle doit également inclure obligatoirement les factures et autres justificatifs.

Combien de temps une entreprise doit conserver les justificatifs de notes de frais ?

Selon la loi en vigueur, les notes de frais et les justificatifs associés sont considérés comme des pièces comptables. Les entreprises sont alors tenues de conserver durant 10 ans après la clôture de l’exercice concerné les notes de frais de ses employés.